N2 ALBIINO – ASIAKASREKISTERIN TIETOSUOJAKÄYTÄNTÖ

Rekisterin rekisterinpitäjä: N2 Albiino Oy, 2557278-5

Rekisteriasioissa yhteyshenkilö: Terja Salaspuro, asiakkuusjohtaja/toinen toimitusjohtaja, N2 Albiino Oy

Osoite: Pursimiehenkatu 29–31 A, 00150 Helsinki

Puhelin: +358 40 828 2801

Sähköposti: terja.salaspuro@n2.fi

Rekisterin nimi on N2 Albiino Oy:n asiakasrekisteri.

Henkilötietoja käsitellään asiakassuhteiden hallintaan, hoitamiseen ja kehittämiseen, palvelujen tarjoamiseen ja toimittamiseen sekä palvelujen kehittämiseen ja laskutukseen liittyvissä tarkoituksissa. Henkilötietoja käsitellään myös valitusten ja muiden vaatimusten ratkaisemiseksi tarvittavissa tarkoituksissa.

Lisäksi henkilötietoja käsitellään asiakkaille suunnatussa viestinnässä, kuten tiedotus- ja uutistarkoituksissa, sekä markkinoinnissa, jonka yhteydessä henkilötietoja käsitellään myös suoramarkkinointi- ja sähköisen suoramarkkinoinnin tarkoituksiin.

Asiakkaalla on oikeus kieltää häntä koskeva suoramarkkinointi.

Rekisterinpitäjä käsittelee tietoja itse ja käyttää alihankkijoita, jotka käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän puolesta ja lukuun.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet ovat seuraavat EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (jäljempänä myös ”GDPR”) mukaiset perusteet:

rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa tiettyä tarkoitusta varten (GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan a alakohta);

käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi, jonka osapuolena rekisteröity on, tai rekisteröidyn pyynnöstä toteutettavien toimenpiteiden toteuttamiseksi ennen sopimuksen tekemistä (GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan b alakohta);

käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi (GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan f alakohta).

Edellä mainittu rekisterinpitäjän oikeutettu etu perustuu rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän väliseen merkitykselliseen ja asianmukaiseen suhteeseen, joka johtuu siitä, että rekisteröity on rekisterinpitäjän asiakas, ja kun käsittely tapahtuu tarkoituksiin, joita rekisteröity voi kohtuudella odottaa tietojen keräämisen ajankohtana ja kyseisen asianmukaisen suhteen yhteydessä.

Rekisteri sisältää pääsääntöisesti seuraavat henkilötiedot kaikista rekisteröidyistä henkilöistä:

henkilön perustiedot ja yhteystiedot: etunimi, sukunimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite;

tiedot, jotka liittyvät henkilön yritykseen tai muuhun organisaatioon sekä henkilön asemaan tai tehtävänimikkeeseen kyseisessä yrityksessä tai organisaatiossa;

henkilön suoramarkkinointia koskevat suostumukset ja kiellot;

markkinointiluokitustiedot (esim. uutiskirjeen tilaaja, kampanjan osallistuja, toimiala jne.)

Henkilötiedot kerätään rekisteröidyltä itseltään.

Henkilötietoja kerätään ja päivitetään myös sovellettavan lainsäädännön puitteissa julkisesti saatavilla olevista lähteistä, jotka liittyvät rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen asiakassuhteen toteuttamiseen ja joiden avulla rekisterinpitäjä täyttää asiakassuhteiden ylläpitoon liittyvät velvollisuutensa.

Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään vain niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeen niiden alkuperäisten tai niiden kanssa yhteensopivien tarkoitusten kannalta, joita varten henkilötiedot on kerätty.

Henkilötietojen säilyttämisen tarvetta arvioidaan vuosittain, ja rekisteröityä koskevat tiedot poistetaan rekisteristä joka tapauksessa viiden (5) vuoden kuluttua siitä, kun kyseisen rekisteröidyn asiakassuhde rekisterinpitäjään on päättynyt ja asiakassuhteeseen liittyvät velvoitteet ja toimet on saatettu päätökseen. Esimerkiksi kirjanpitotietoja säilytetään viisi (5) vuotta tilikauden päättymisestä.

Rekisterinpitäjä arvioi säännöllisesti tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta sisäisten käytännesääntöjensä mukaisesti. Lisäksi rekisterinpitäjä toteuttaa kohtuulliset toimenpiteet varmistaakseen, että henkilötiedot, jotka ovat käsittelytarkoituksiin nähden epätarkkoja, virheellisiä tai vanhentuneita, poistetaan tai oikaistaan viipymättä.

Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille.

Rekisterissä olevia henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Henkilötietoja sisältävät aineistot säilytetään lukituissa tiloissa, joihin pääsevät vain ne nimetyt henkilöt, joilla on tehtäviensä vuoksi oikeus päästä niihin.

Henkilötietoja sisältävä tietokanta sijaitsee palvelimella, joka on sijoitettu lukittuun tilaan, johon pääsevät vain ne nimetyt henkilöt, joilla on tehtäviensä vuoksi oikeus päästä siihen. Palvelin on suojattu asianmukaisella palomuurilla ja teknisillä suojausratkaisuilla.

Pääsy tietokantoihin ja järjestelmiin myönnetään ainoastaan erikseen myönnettyjen henkilökohtaisten käyttäjätunnusten ja salasanojen avulla. Rekisterinpitäjällä on rajoitetut käyttöoikeudet ja valtuudet tietojärjestelmiin ja muihin tallennusalustoihin, jotta vain henkilöt, jotka ovat välttämättömiä tietojen laillisen käsittelyn kannalta, voivat tarkastella ja käsitellä tietoja. Lisäksi tietokantojen ja järjestelmien käyttötapahtumat tallennetaan rekisterinpitäjän IT-järjestelmän lokitietoihin.

Rekisterinpitäjän työntekijät ja muut henkilöt ovat velvollisia noudattamaan salassapitovelvollisuutta ja pitämään salassa tiedot, jotka he saavat henkilötietojen käsittelyn yhteydessä.

Rekisteröidyllä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen nojalla seuraavat oikeudet:

oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja, ja jos näin on, oikeus saada pääsy henkilötietoihin sekä seuraaviin tietoihin: (i) käsittelyn tarkoitukset; (ii) kyseessä olevien henkilötietojen luokat; (iii) vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät, joille henkilötietoja on luovutettu tai aiotaan luovuttaa; (iv) mahdollisuuksien mukaan arvioitu aika, jonka ajan henkilötietoja säilytetään, tai, jos tämä ei ole mahdollista, kriteerit, joiden perusteella kyseinen aika määritetään; (v) oikeus pyytää rekisterinpitäjältä rekisteröidyn henkilötietojen oikaisemista tai poistamista tai käsittelyn rajoittamista tai vastustaa tällaista käsittelyä; (vi) oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle; (vii) jos henkilötietoja ei ole kerätty rekisteröidyltä, kaikki saatavilla olevat tiedot niiden lähteestä (GDPR:n 15 artikla). Tässä lomakkeessa annetaan rekisteröidylle edellä kohdissa (i)–(vii) kuvatut perustiedot;

oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa ilman, että se vaikuttaa suostumukseen perustuvan käsittelyn laillisuuteen ennen suostumuksen peruuttamista (GDPR:n 7 artikla);

oikeus saada rekisterinpitäjältä ilman aiheetonta viivytystä oikaistua rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot sekä oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä, myös antamalla täydentävä selvitys, ottaen huomioon tiedot käsittelyn tarkoitukset (GDPR:n 16 artikla);

oikeus saada rekisterinpitäjältä rekisteröityä koskevien henkilötietojen poistaminen ilman aiheetonta viivytystä, edellyttäen että (i) henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joihin ne on kerätty tai muutoin käsitelty; (ii) rekisteröity peruuttaa suostumuksensa, johon käsittely perustuu, eikä käsittelylle ole muuta oikeusperustaa; (iii) rekisteröity vastustaa käsittelyä erityistilanteeseensa liittyvistä syistä eikä käsittelylle ole painavampia oikeutettuja perusteita, tai rekisteröity vastustaa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin; (iv) henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai (v) henkilötiedot on poistettava, jotta voidaan noudattaa unionin tai kansallisen lainsäädännön mukaista lakisääteistä velvoitetta, jonka alaisena rekisterinpitäjä toimii (GDPR:n 17 artikla);

oikeus saada rekisterinpitäjältä käsittelyn rajoittamista, kun (i) rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, ajaksi, joka riittää rekisterinpitäjälle henkilötietojen paikkansapitävyyden tarkistamiseen; (ii) käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja pyytää sen sijaan niiden käytön rajoittamista; (iii) rekisterinpitäjä ei enää tarvitse henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisten vaateiden esittämiseksi, käyttämiseksi tai puolustamiseksi; tai (iv) rekisteröity on vastustanut käsittelyä erityistilanteeseensa liittyvistä syistä, kunnes on selvitetty, ovatko rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteita painavampia (GDPR:n 18 artikla);

oikeus saada itsestään ne henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle ilman, että rekisterinpitäjä, jolle henkilötiedot on toimitettu, estää sitä, kun käsittely perustuu asetuksessa tarkoitettuun suostumukseen ja käsittely tapahtuu automaattisin keinoin (GDPR:n 20 artikla);

oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittely rikkoo EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR:n 77 artikla).

Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt on osoitettava 1 kohdassa mainitulle rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle.

Käytämme evästeitä räätälöidäksemme tarjoamaamme sisältöä ja mainoksia, tukeaksemme sosiaalisen median toimintoja sekä analysoidaksemme kävijämääriämme. Lisäksi jaamme tietoja siitä, miten käytät verkkosivustoamme, sosiaalisen median, mainonnan ja analytiikan kumppaneillemme. Kumppanimme voivat yhdistää nämä tiedot muihin tietoihin, jotka olet antanut heille tai jotka on kerätty sinun käyttäessäsi heidän palveluitaan.

Seuraavat palvelut keräävät IP-osoitteita ja evästetietoja:

– Cookiebot (CookieConsent ja Pixel Tracker)

Sivustolla vierailusi perusteella voimme tarjota kohdennettua mainontaa seuraavissa palveluissa:

– Google Analytics

Voit kieltää kolmansien osapuolten data-analytiikkaympäristöjen suorittaman tietojesi keräämisen ja tallentamisen. Ohjeet tähän löytyvät kyseisten kolmansien osapuolten data-analytiikkaympäristöjen verkkosivuilta. Jos haluat kieltäytyä verkkopohjaisesta käyttäytymiseen perustuvasta mainonnasta, voit vierailla esimerkiksi osoitteissa: https://preferences-mgr.truste.com/ tai https://optout.aboutads.info/.

Palvelut voivat sisältää kolmansien osapuolten mainoksia, jotka tallentavat evästeitä laitteellesi, jotta käyttämääsi sisältöä ja sinulle kohdistettua mainontaa voidaan seurata. Luettelo kolmansien osapuolten markkinointialustoista voidaan toimittaa pyynnöstä.

Seuraavien linkkien kautta: https://www.networkadvertising.org tai https://www.youronlinechoices.com/fi/ (tai vastaavat tällä hetkellä voimassa olevat URL-osoitteet) saat lisätietoja siitä, miten voit kieltäytyä evästeiden käytöstä sopivamman mainonnan tarjoamiseksi.